Niektóre podmioty gospodarcze, spełniające kryteria m.in. formy czy górnego limitu przychodów w poprzedzającym roku obrotowym, mogą pozwolić sobie na stosowanie uproszczonej księgowości. Zgodnie z nazwą jedną z największych zalet tego rozwiązania jest jego prostota i brak potrzeby posługiwania się zaawansowanymi narzędziami analityczno-finansowymi. Nie oznacza to jednak oczywiście, że nie obowiązują tu żadne zasady. Co zatem trzeba wiedzieć na ich temat?
Po pierwsze, warto zdawać sobie sprawę z tego, że w ramach księgowości uproszczonej posługiwać się możemy jedną z trzech form rozliczeniowych, do których należą:
- podatkowa księga przychodów i rozchodów (KPiR) – najpopularniejsza, gdzie podatek (liniowy 19 proc. albo na ogólnych zasadach 18 lub 32 proc.) płacony jest od kwoty wypracowanego dochodu (czyli przychodu pomniejszonego przez koszty);
- ryczałt ewidencjonowany – dostępny tylko dla niektórych przedsiębiorców, wymaga prowadzenia ewidencji przychodów; podatki płaci się nawet przy stratach, za to w oparciu o istotnie niższe stawki;
- karta podatkowa – gdzie stawka podatku jest niezmienna; skorzystać z tego może stosunkowo niewiele podmiotów.
Wyboru konkretnej formy prowadzenia księgowości trzeba dokonać jeszcze przed rejestracją firmy. Skąd więc wiadomo, który sposób okaże się najbardziej korzystny? Warto w tym przypadku skorzystać z wiedzy i doświadczenia fachowców, którzy wskażą najbardziej korzystne rozwiązania. Usługę taką oferuje choćby katowickie biuro rachunkowo-księgowe PLUS.
Księga Przychodów i Rozchodów
Tego typu firmy pomogą nam też w założeniu i prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów, której kształt został szczegółowo określony w stosownym rozporządzeniu Ministra Finansów. KPiR należy założyć w dniu rozpoczęcia działalności lub 1 stycznia roku podatkowego – i zgłosić ten fakt w ciągu 20 dni naczelnikowi właściwego urzędu skarbowego. Koszty uzyskania przychodu można ujmować w sposób uproszczony (dawniej: kasowy) bądź nieco trudniejszy, zwany memoriałowym.
Ewidencja środków trwałych
Przedsiębiorcy prowadzący KPiR zobowiązani są ponadto do prowadzenia ewidencji środków trwałych, czyli użytkowanych w związku z prowadzoną działalnością (przez co najmniej rok) np. maszyn, środków transportu czy budowli o wartości początkowej przekraczającej 10 tys. zł – nie tylko nabytych, ale też wytworzonych bądź wynajętych. Ewidencja musi zawierać szereg pozycji takich jak data nabycia środka trwałego, stwierdzające je dokumenty, symbol klasyfikacji środków trwałych czy stawka amortyzacyjna. Podobne zasady obowiązują podatników rozliczających się na zasadzie ryczałtu, którzy muszą prowadzić tzw. wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
Inne formy ewidencji
Pozostałe rodzaje ewidencji prowadzonej w związku ze stosowaniem uproszczonej księgowości to m.in.:
- ewidencja wyposażenia – czyli składników majątku przedsiębiorstwa, które nie mogą zostać uznane za środek trwały (bo np. są użytkowane krócej niż rok lub ich wartość mieści się w granicach 1,5-10 tys. zł);
- ewidencja przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówka – prowadzona w celu odliczenia podatku VAT od wydatków związanych z użytkowaniem firmowego pojazdu albo w celu wliczenia tych wydatków w koszty uzyskania przychodu (ewidencja PIT);
- rejestry zakupu i sprzedaży VAT – jeśli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT; na ich podstawie wypełnia się miesięczne lub kwartalne deklaracje rozliczeniowe VAT-7 lub VAT-7K.
Dokładny sposób prowadzenia tego typu ewidencji nie został określony, jednak każdy rodzaj powinien zawierać co najmniej kilka kluczowych pozycji. W tym przypadku również warto zdać się na profesjonalne biuro rachunkowe, dzięki czemu zyskamy pewność, że żadna z tych pozycji nie została pominięta, a w razie ewentualnej kontroli skarbowej wszystko okaże się w jak najlepszym porządku.
