W działalności gospodarczej podatnicy są obłożeni obowiązkiem dokonywania różnych czynności, w tym wystawiania prawidłowych dokumentów sprzedaży, a w przypadku podmiotów do tego zobowiązanych – faktur VAT. W praktyce niestety zdarza się, że należy je zmodyfikować, na przykład gdy klient zwraca część towaru, czy dodawany jest rabat. Tu pojawia się praktyczny problem, ponieważ faktury nie można tak po prostu zmienić. Faktura jest przecież dokumentem, który powoduje powstanie określonych obowiązków podatkowych. Ustawodawca przewidział jednak odpowiednią, formalną drogę do wprowadzenia zmian w wystawionej fakturze VAT – jest to tak zwana korekta faktury. Jak działa faktura korekta? Z czego powinna się składać? Kiedy należy ją wystawić? Czy każdy może przygotować korektę faktury? Na co warto zwrócić uwagę? Jaki jest termin na przygotowanie dokumentu?
Podstawy funkcjonowania faktury korekty
Regulacje dotyczące zarówno faktur VAT jak i faktur korygujących do nich stosowanych, znajdują się bezpośrednio w ustawie z dnia 11 marca 2004 roku, o podatku od towarów i usług (Dz.U.2020.106 tj. z dnia 2020.01.23), zwana dalej „Ustawą o VAT”. W tym akcie prawnym ustawodawca przewidział pięć przypadków, w których po wystawieniu faktury podatnik może wystawić fakturę korygującą i są to:
- udzielenie obniżki ceny w formie rabatu (zgodnie z art. 29a ust 7 pkt 1);
- udzielenie opustów i obniżek cen (zgodnie z art. 29a ust. 10 pkt 1);
- dokonanie zwrotu podatnikowi towarów i opakowań;
- dokonano zwrotu całości lub części zapłaty (zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 4);
- podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę (pomyłka w cenie, stawce, kwocie podatku lub jakiejkolwiek innej pozycji faktury).
Objaśnić dodatkowo należy, że art. 29a ust 7 stanowi, że podstawa opodatkowania nie obejmuje kwot:
1) stanowiących obniżkę cen w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty;
2) udzielonych nabywcy lub usługobiorcy opustów i obniżek cen, uwzględnionych w momencie sprzedaży;
3) otrzymanych od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy i ujmowanych przejściowo przez podatnika w prowadzonej przez niego ewidencji na potrzeby podatku.
Natomiast w art. 106b ust 1 pkt 4, ustawodawca zdecydował, że podatnik ma obowiązek wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży, z wyjątkiem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności opodatkowanych na zasadach z art. 19a ust. 5 pkt 4.
Budowa dokumentu faktury korekty
Faktura korekta jak każdy inny oficjalny dokument powinna zawierać pewne elementy obowiązkowe. Zgodnie z art. 106j ust 2 ustawy o VAT faktura korekta powinna ona zawierać
- wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo wyraz „KOREKTA”;
- numer kolejny;
- datę wystawienia;
- dane zawarte na fakturze, której dotyczy faktura korygująca w tym nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;
- dane zawarte na fakturze, której dotyczy faktura korygująca określone w art. 106e ust 1 pkt 1-6;
- przyczynę korekty;
- w przypadku wpływania na podstawę opodatkowania lub kwoty podatku należnego – kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
- prawidłową treść korygowanych pozycji;
- w przypadku udzielenia opustu lub obniżki dodatkowo wskazanie okresu którego dotyczy opust lub obniżka, może nie zawierać danych art. 106e ust. 1 pkt 5 i 6 oraz nazwy (rodzaju) towaru lub usługi.
