W ciągu ostatnich kilkudziesięciu lat jakość urządzeń do wideokonferencji uległa niezliczonym poprawkom i udoskonaleniom, dzięki którym dziś możemy korzystać z nowoczesnego sprzętu najwyższej jakości. Mimo to wciąż zdarzają się nam problemy z połączeniem lub nieefektywne spotkania. Jak temu zapobiec?
Jakość połączenia
Największym kłopotem podczas spotkań online okazują się niewystarczające parametry sieci. Trudności z połączeniem, zrywające się łącze lub opóźnienia w przekazywaniu dźwięku mogą być bardzo męczące i skutecznie zniechęcić do tej formy komunikacji. Dlatego podczas planowania wideokonferencji należy zwrócić uwagę na prędkość połączenia i ewentualnie zwiększyć posiadany pakiet danych. Warto również przyjrzeć się używanym urządzeniom sieciowym i sprawdzić, czy zostały odpowiednio skonfigurowane. To samo powinni zrobić wszyscy uczestnicy spotkania. Najlepiej skontrolować wszystkie te czynniki odpowiednio wcześnie, aby nie tracić czasu na kwestie techniczne, takie jak problem z dołączeniem do konwersacji, czy niedziałający mikrofon podczas trwania wideokonferencji.
Sprzęt
Nie da się ukryć, że jakość spotkania w dużej mierze zależy od sprzętu, na jakim ją przeprowadzamy. Korzystając ze standardowej kamerki w kilkuletnim laptopie, z pewnością nie uzyskamy takich efektów, jakie oferują nowoczesne urządzenia, wyposażone w kamerę 4K z funkcją wykrywania rozmówcy i automatycznego kadrowania, kilka mikrofonów zbierających dźwięk z całego pomieszczenia, a do tego skutecznie redukujące szumy i echo czy pozwalające na swobodny, bezprzewodowy przesył danych. Osoby i firmy planujące częste korzystanie z tej formy spotkań powinny rozważyć zakup profesjonalnego sprzętu, który sprawdzi się podczas szkoleń, konferencji czy pracy zdalnej w podzespołach. Duży wybór najlepszych jakościowo urządzeń można znaleźć w ofercie firmy VisionCube.
Plan spotkania
Znudzeni i zdekoncentrowani słuchacze zdarzają się podczas każdego posiedzenia, jednak w czasie wideokonferencji ryzyko takiego zjawiska znacząco wzrasta, ponieważ członkowie są tylko częściowo zaangażowani w rozmowę, często przebywają poza środowiskiem biurowym, np. w swoich domach, co może prowadzić do nadmiernego rozluźnienia i wyłączenia się z przebiegu spotkania. Aby tego uniknąć i sprawić, by wideokonferencje były maksymalnie efektywne, należy je odpowiednio zaplanować. Dobrze jest rozpisać szczegółowym plan i wcześniej rozesłać go do uczestników, by wiedzieli, czego będzie dotyczyła konferencja, jakie zagadnienia będą poruszane (i w jakiej kolejności) i mogli się do niej rzetelnie przygotować. Warto również zaznaczyć, kto prowadzi rozmowę (szczególnie jeśli takich osób jest kilka) oraz ustalić kolejność zabierania głosu przez innych członków. Jeśli przewidujemy dłuższe spotkanie najlepiej podzielić go na kilka krótszych paneli dyskusyjnych, tak by wszyscy mieli czas na krótki odpoczynek, posiłek czy kawę.
