Organizacja miejsca pracy w biurze i uporządkowanie wszystkich dokumentów jest niezbędne do zachowania produktywności i efektywności. Trudno jest odnaleźć się w gąszczu firmowych papierów, jeśli nie masz odpowiedniego systemu organizacji. W tym artykule podpowiemy Ci, jak skutecznie zorganizować swoją przestrzeń biurową i uzyskać kontrolę nad dokumentami. Dostarczymy Ci kluczowych wskazówek, jak efektywnie przechowywać ważne pisma i podamy sprawdzone sposoby na skuteczny system ich segregacji. Z pomocą naszych porad zapanujesz nad bałaganem na biurku i ogarniesz chaos w luźnych dokumentach, czyniąc swoje miejsce pracy bardziej funkcjonalnym.
Teczki i segregatory biurowe – ważne wyposażenie, pomocne w porządkowaniu biurka
Efektywne zarządzanie dokumentacją to kluczowa kwestia dla każdego pracownika biurowego. Odpowiednio uporządkowane i zarchiwizowane dokumenty pozwalają szybciej uporać się z obowiązkami i poprawić wydajność pracy. Produktami niezbędnymi do dobrej organizacji papierowych plików, które pozwolą Ci zachować czystość na biurku, są przede wszystkim teczki oraz segregatory. Dlatego to na nich właśnie skupimy swoją uwagę w tym artykule.
Dla nowoczesnego biura organizowanie plików w szybki i ekonomiczny sposób jest absolutną koniecznością i jednym z najważniejszych zadań. Aby było to możliwe, konieczne jest zaopatrzenie firmy w teczki biurowe. Zapewniają one niezawodną metodę segregowania i przechowywania wszystkich niezbędnych pism, umów, faktur i innych wydruków biznesowych, ograniczając ryzyko ich zgubienia. Z ich pomocą utrzymasz kartki papieru razem, w jednym miejscu, przez co nie będziesz musiał ich szukać na biurku i tracić swojego cennego czasu- łatwo znajdziesz szukany dokument, wiedząc, że jest on umieszczony w konkretnej teczce. Zarchiwizowane w teczkach pisma usprawnią codzienną pracę i pozwolą Ci się skupić na wykonywanych obowiązkach. A ponieważ te niezawodne artykuły papiernicze są dostępne w wielu różnych rodzajach i formatach, możesz znaleźć dokładnie to, czego potrzebujesz dla swoich potrzeb zawodowych. Do wyboru masz klasyczne teczki kartonowe lub plastikowe, segregujące, wiązane, z gumką, na rzep oraz na klipsy. Występują one w formatach A4, A5 oraz A3 i pomieszczą od kilkudziesięciu do nawet kilkuset arkuszy. Możesz w nich umieszczać wszystkie papiery, które muszą być uporządkowane, bez względu na ich rodzaj. Do prawidłowej segregacji danych personalnych polecamy z kolei zakup teczek do akt osobowych, dzięki którym zyskasz pewność przestrzegania przepisów Kodeksu pracy, dotyczących odpowiedniego prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Oferując trwałą wydajność i maksymalne możliwości organizacyjne, teczki biurowe pomogą Twojej firmie stać się bardziej efektywną.
Nie inaczej jest w przypadku segregatorów. Segregator biurowy to niezbędne narzędzie, które jest nieocenione, jeśli chodzi o zarządzanie dokumentami w każdym profesjonalnym zakładzie pracy. Pozwala na ich łatwe segregowanie i organizowanie, co przekłada się na efektywną pracę w biurze. Niezależnie od tego, czy jest to biuro w korporacji, czy domowy gabinet, posiadanie segregatora biurowego poprawi Twoją produktywność. Dzięki możliwości segregowania i utrzymywania porządku w firmowych wydrukach segregator zapewni Ci szybki dostęp do zawartości oraz ułatwi wyszukiwanie konkretnej dokumentacji, co może okazać się szczególnie przydatne, na wypadek jakieś kontroli. Samo wpinanie kartek do segregatora może odbywać się na kilka sposobów: możesz przedziurkować kartki i umieścić poszczególne arkusze luzem lub uprzednio umieścić je w koszulce foliowej bądź skoroszycie z perforacją i dopiero potem wpiąć. W zależności od ilości dokumentów, przewijających się przez Twoje biuro, wybierz segregator ringowy lub dźwigniowy, który lepiej sprawdzi się przy archiwizacji grubszych, często przeglądanych plików. Ogromną zaletą obu tych artykułów jest także fakt, że stanowią doskonałe zabezpieczenie przed zagnieceniem i zniszczeniem pism, przez co pozostaną one w nieskazitelnym stanie.
Systemy kolorystyczne – jak zastosować je w organizacji dokumentów, by zwiększyć efektywność pracy?
Jeśli chcesz poprawić organizację pracy z dokumentami, zastosuj system kolorystyczny. Dzięki takiemu rozwiązaniu śledzenie istotnych pism będzie łatwiejsze i szybsze. Jak to zrobić? Otóż dostępne na rynku teczki a także segregatory występują w różnych kolorach. Wystarczy, że przypiszesz dany kolor tych produktów do określonego typu dokumentów- na przykład, możesz użyć żółtego koloru dla umów z klientami, niebieskiego dla cenników, czarnego dla faktur i rachunków, jeszcze innego dla bieżącej korespondencji itd. W ten sposób będziesz wiedział dokładnie, gdzie szukać każdego rodzaju dokumentu. Tym samym, każdy Twój dzień pracy pozbawiony będzie zbędnego stresu, związanego ze żmudnym wertowaniem wszystkich papierowych plików w poszukiwaniu tego jedynego.
Wdrożenie procesu segregacji kolorami może także odbywać się w inny sposób. Tzn. zamiast przypisywać dany kolor do rodzaju dokumentów, możesz go przypisać do konkretnego działu: np. dla działu zakupów możesz zarezerwować kolor czerwony, dla działu sprzedaży- niebieski, dla działu księgowości- biały, dla działu kadr- pomarańczowy itd. Ta metoda będzie praktycznym rozwiązaniem w większych firmach, w których istnieje kilka, a nawet kilkanaście różnych działów. W ten sposób obieg dokumentacji będzie sprawny i każde pismo trafi we właściwe ręce.
Wykorzystanie etykiet i przekładek w segregatorach – sprawdzony sposób na łatwą identyfikację zawartości
Istotny wpływ na rzetelność prowadzenia dokumentacji ma zastosowanie etykiet oraz przekładek. Zarówno jedne, jak i drugie, ułatwiają odnajdywanie potrzebnych papierów, zapobiegając stracie Twojego cennego czasu. Jeśli chodzi o etykiety do segregatora, umieszcza się je na grzbiecie i stają się one widoczne na pierwszy rzut oka. Występują one w postaci samoprzylepnej lub wymiennej (łatwo ją usunąć ze zintegrowanej z grzbietem foliowej kieszeni) i możesz opisać je ręcznie, lub zadrukować w drukarce. Najważniejsze jest jednak, by umieścić na nich taki opis zawartości, żeby nie mieć wątpliwości, co konkretnie znajduje się w danym folderze po to, by szybko odnaleźć, to czego szukasz. Gdy namierzysz już odpowiedni skoroszyt z dokumentami, łatwiej będzie Ci odszukać konkretnie pismo, jeśli w swojej archiwizacji skorzystasz z przekładek kartonowych lub plastikowych. Są one dostępne w 3 różnych rodzajach, z których każdy został zaprojektowany z myślą o innych potrzebach związanych z sortowaniem. Przekładki alfabetyczne mają nadrukowane litery od A-Z i są idealne do sortowania według imienia, nazwiska, adresu lub innego klucza alfabetycznego. Przekładki numeryczne ułatwiają sortowanie zarchiwizowanych arkuszy na podstawie dni tygodnia, dni robocze, dni miesiąca lub miesiące. Jeśli zaś potrzebujesz elastyczności w grupowaniu plików dokumentów, najlepszym wyborem będą przekładki gładkie, ponieważ nie posiadają one żadnych predefiniowanych nadruków. To oznacza, że z pomocą tych gładkich, kolorowych zakładek możesz grupować dokumenty w dowolny, wybrany przez siebie sposób np. według rodzaju. Dla jeszcze bardziej szczegółowego oznaczania akt możesz także przykleić na nich karteczki samoprzylepne ze swoimi adnotacjami. Korzystając z wszystkich tych metod organizacyjnych, zlokalizowanie Twoich ważnych dokumentów będzie dziecinie proste.
Porządek alfabetyczny czy tematyczny?
By zachować przejrzysty podział przechowywanej dokumentacji, warto jest zastosować określony porządek i posegregować teczki wraz z segregatorami według określonego kryterium. Jednym z nich może być kolejność alfabetyczna. I tak możesz posegregować je m.in. według nazwisk (jeśli zawierają dane personalne np. Twoich pracowników), po nazwach firm, z którymi współpracujesz (jeśli zawierają wszelkie pisma dotyczące waszej współpracy) lub po rodzaju biznesu, jaki prowadzą a także według miejscowości, w których prowadzisz swoją działalność, według adresów i innych przeróżnych danych. Teczki opisane za pomocą uniwersalnych etykiet, możesz ułożyć alfabetycznie np. w kuwetach/półach na dokumenty lub schować do specjalnych szuflad, umieszczając na najwyższej półce te, z pierwszymi literami alfabetu. Z kolei segregatory ustaw w kolejności alfabetycznej na biurowych meblach takich jak regał czy szafka. W ten sposób będą doskonale widoczne.
Poza porządkiem alfabetycznym możesz również poukładać zarchiwizowaną dokumentację tematycznie. W jaki sposób? Najprościej jest dla każdego rodzaju akt przeznaczyć dedykowaną półkę. Przykładowo, na jednej półce możesz umieścić wszystkie foldery z fakturami, na innej te z dokumentami podatkowymi i skarbowymi, na kolejnej tylko akta osobowe, na osobnej tylko te, zawierające umowy z klientami itd. Gdy ułożysz przechowywane materiały według kategorii, określając przeznaczenie poszczególnych regałów, wyszukasz je szybko i sprawnie- bez przeszukiwania stosów kartek!
Utrzymanie porządku – regularne przeglądy i archiwizacja
Wiesz już, w jaki sposób segregować dokumenty, by zwiększać swoją efektywność. Pamiętać musisz jednak, że dla zachowania porządku należy je regularnie przeglądać. Wiele z nich po jakimś czasie może okazać się już niepotrzebnych bądź przedawnionych, dlatego też warto wyznaczyć sobie np. jeden dzień w tygodniu na przeglądanie zasobów i ich aktualizację. Dokumenty archiwalne, których nie musisz mieć pod ręką, umieszczaj w pudle archiwizacyjnym. Takie pudło możesz schować do szafy lub wynieść do innego pomieszczenia i bezpiecznie przechowywać w nim arkusze jeszcze przez wiele lat. W ten sposób zrobisz miejsce na bardziej aktualne pisma, które musisz mieć pod ręką. Istotną kwestią jest też archiwizacja bieżących pism, które dochodzą każdego dnia. Ich sukcesywna segregacja i odkładanie na swoje miejsce sprawi, że nie będą zalegać na Twoim biurku, a ich wyszukanie nie sprawi Ci trudności.
Organizacja przestrzeni w miejscu pracy jest ważna dla uzyskania wysokiego komfortu oraz wydajności. Uporządkowane biurko sprzyja skupieniu i pobudza kreatywne myślenie. Dlatego tak ważne jest, by utrzymać swoje stanowisko pracy w czystości i pozbyć się z blatu wszelkich rzeczy, które mogą rozpraszać Twoją uwagę. Podstawą jest zapanowanie nad chaosem w dokumentach, które muszą zostać odpowiednio posegregowane, a następnie czytelnie opisane, w czym pomogą Ci teczki i segregatory (wraz z etykietami i przekładkami). Te z kolei powinny być ułożone na półkach w porządku alfabetycznym bądź tematycznym, co znacznie ułatwi Ci wyszukiwanie dokumentów. Dla zachowania produktywności i poprawy ergonomii pracy powinieneś też uporządkować inne przedmioty znajdujące się na biurku, takie jak na przykład artykuły piśmiennicze (w tym ołówki i długopisy), a także drobne akcesoria takie jak linijka, nożyczki czy gumka do mazania. Do tego zadania przyda Ci się metalowy organizer, w którym umieścisz wszystkie te produkty razem. Dzięki temu nie będą one porozrzucane na biurku, a Ty zyskasz więcej miejsca, by ustawić swój monitor i inne narzędzia pracy, a nawet niewielką doniczkę z kwiatem, która uprzyjemni Ci wykonywanie obowiązków.
Nie zwlekaj więc- stwórz listę niezbędnych przedmiotów potrzebnych do prawidłowej organizacji biurowej przestrzeni i wejdź na Ofix.pl. Znajdziesz u nas wiele rodzajów teczek, a także segregatory, etykiety i przekładki niezastąpione do dobrej organizacji dokumentów. Dysponujemy szerokim asortymentem, który pomoże Ci w stworzeniu efektywnego i ergonomicznego środowiska pracy. Postaw na najwyższą jakość i zakup u nas towar renomowanych marek, z gwarancją szybkiej realizacji zamówienia.
