Wiele osób zaczynających swoją pierwszą pracę zastanawia się, co to jest harmonogram pracy, gdy po raz pierwszy styka się z tym terminem. Termin ten może przysporzyć więcej kłopotów pracodawcy, przełożonemu lub kierownikowi, który musi harmonogram pracy odpowiednio ułożyć, jednocześnie uwzględniając dni wolne od pracy w danym miesiącu, wyjazdy na różne szkolenia pracowników, ich urlop oraz wiele innych, złożonych kwestii.
Harmonogram pracy to inaczej rozkład czasu pracy, który wcześniej został ustalony przez pracodawcę. Harmonogram pracy może dotyczyć jednego pracownika lub całych grup pracowników. Taki rozkład czasu pracy zawiera rozplanowanie dni pracy dla pracowników danej firmy. Mówiąc inaczej, harmonogram pracy precyzuje ilość dni pracy oraz ilość dni wolnych (np. określa dni wolne, które są następstwem pięciodniowego tygodnia pracy).
W harmonogramie pracy należy uwzględnić to, że przeciętny tydzień pracy zazwyczaj trwa pięć dni. Najlepiej zachowywać zasadę pięciu dni pracy w tygodniu, jednakże, kiedy wymaga tego sytuacja, można wprowadzić szósty dzień pracy dla danego pracownika. Wówczas dobrze by było wpisać cztery dni robocze w następnym tygodniu, aby zrekompensować pracownikowi zeszłotygodniową nadwyżkę pracy.
Harmonogram pracy powinien zawierać kilka kluczowych kwestii. Po pierwsze, musi uwzględniać dni robocze, a także precyzować godziny pracy (tj. godzinę rozpoczęcia pracy i jej zakończenia). Określenie prawidłowego wymiaru czasu pracy powinno zostać poprzedzone obliczeniem tego, ile godzin powinien jeden pracownik przepracować w konkretnym okresie rozliczeniowym.
Harmonogram pracy musi uwzględniać także dni wolne od pracy.
Jest ich dość niewiele w ciągu roku, jednakże, aby uniknąć błędów w grafikach, warto być zorientowanym, kiedy takie dni wypadają. Poza tym harmonogram pracy powinien uwzględniać odpoczynki zarówno dobowe, jak i tygodniowe. Dodatkowo powinien uwzględniać dni wolne od pracy, w tym obowiązek zapewniania jednej wolnej niedzieli w ciągu czterech tygodni. Co więcej, sporządzając harmonogram czasu pracy, należy uwzględnić urlopy zatrudnionych osób zamieszczone w planie urlopowym.
Urlopy pracownicze są bardzo istotną kwestią w stworzeniu optymalnego harmonogramu pracy. Pracownik zatrudniony na podstawie umowę w pracę ma prawo do wykorzystania czternastodniowego nieprzerwanego urlopu. Oczywistym jest fakt, że brak pracownika przez okres dwóch tygodni nie tylko wpływa na efektywność danej firmy, ale też jest kluczowa w przypadku prawidłowego rozplanowania pracy w tej firmie.
Kolejnym istotnym elementem w sporządzaniu harmonogramu czasu pracy jest doba pracownicza. Dobra pracownicza określa kolejne dwadzieścia cztery godziny od godziny, w której osoba zatrudniona rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym rozkładem czasu pracy. Oznacza to, że osoba zatrudniona powinna rozpocząć następny dzień pracy o tej samej godzinie, co dzień wcześniej. Natomiast w przypadku osób zatrudnionych w ruchomym czasie pracy, nie trzeba przestrzegać zasad dotyczących zachowania doby pracowniczej.
Sporządzając harmonogram pracy, pracodawca musi uwzględnić także tzw. „odpoczynki dobowe” wynoszące co najmniej jedenaście godzin. Określenie to oznacza nieprzerwany odpoczynek pomiędzy następującymi po sobie dniami pracy. W praktyce oznacza to, że pracownik nie może pracować ponad trzynastu godzin w ciągu dnia. Podobną kwestią jest tzw. „odpoczynek tygodniowy” oznaczający trzydzieści pięć godzin przerwy od wykonywanej pracy.
Kodeks pracy precyzuje termin oraz formę przekazania pracownikom harmonogramu czasu pracy. Mianowicie, pracownik powinien otrzymać harmonogram pracy najpóźniej na siedem dni przed rozpoczęciem pracy w danym okresie rozliczeniowym. Harmonogram pracy powinien zostać dostarczony pracownikowi w formie pisemnej lub elektronicznej.
Nie od wszystkich firm oraz zakładów wymaga się regularnego sporządzania harmonogramu pracy. Na przykład, zakłady, w których obowiązuje „sztywny czas pracy” (oznacza to, że wszyscy pracownicy pracują w tych samych godzinach) są zwolnione z tego obowiązku.
Tworzenie harmonogramu pracy nie jest także wymagane w przypadku, gdy pracownik jest zatrudniony w zadaniowym systemie czasu pracy bądź harmonogram pracy pracownika lub pracowników wynika z umowy o pracę, prawa pracy lub obwieszczenia. Harmonogram pracy nie musi być także precyzowany, jeśli wobec pracownika stosuje się ruchomy system czasu pracy na wniosek tego pracownika lub w przypadku gdy na wniosek pracownika ustalono dla niego indywidualny harmonogram czasu pracy.
