Kwestia ochrony danych osobowych oraz archiwizowania dokumentów w prawidłowy sposób spędza sen z powiek niejednemu przedsiębiorcy. Choć obecnie większość plików przechowujemy w formie elektronicznej, to jednak część faktur, dokumentów o charakterze osobistym czy akt osobowych musimy przechowywać w formie papierowej. Dlaczego też przydadzą nam się w firmie wysokiej jakości szafki metalowe na akta, dzięki którym zachowamy maksimum bezpieczeństwa.
Archiwizacja i przechowywanie dokumentów – jak to wygląda w praktyce?
Zawiłość przepisów prawnych sprawia, że wielu osobom trudno jest zrozumieć, w jaki dokładnie sposób mają być przechowywane oraz archiwizowane dokumenty, a zwłaszcza te, które zawierają dane wrażliwe. Otóż ogólny przepis mówi o tym, że musimy zapewnić im taką ochronę, aby nikt niepowołany nie miał do nich dostępu. Jeśli dokumenty przechowywane są w formie elektronicznej, zwykle potrzebujemy pomocy doświadczonych informatyków, którzy odpowiednio je zabezpieczą. Tymczasem w przypadku dokumentów w formie papierowej przydadzą nam się solidne szafki metalowe na akta. Co istotne, szafki metalowe na akta powinny być zamykane na klucz, ten natomiast musi być przechowywany przez upoważnioną do tego, odpowiedzialną osobę. Oczywiście, pokój w którym stanie szafka metalowa na akta, również musi zostać zabezpieczony we właściwy sposób. Pamiętajmy, że ochrona danych osobowych oraz handlowych jest naszych obowiązkiem, za którego niedopełnienie grożą kary.
W jakich miejscach sprawdzą się szafki metalowe na akta?
Szafka metalowa na akta koniecznie musi stanąć w biurze, w którym przechowujemy dokumentację. Niemniej jednak powinniśmy ją umieścić również w archiwum. Pamiętajmy, że bez względu na to, czy dokumenty pochodzą z obecnego okresu, czy też z okresów minionych, przez cały czas obowiązują nas zasady bezpiecznego ich przechowywania, zwłaszcza jeśli mamy do czynienia z danymi osobowymi czy handlowymi. Ponadto, szafki metalowe na akta będą idealnym wyborem dla przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność gospodarczą w domowym zaciszu. Dzięki nim możemy wygospodarować miejsce, w którym będzie trzymać wyłącznie dokumenty związane z firmą, a jednocześnie ochronić je przed osobami trzecimi, na przykład dziećmi czy gośćmi. Wbrew pozorom zastosowanie szafek metalowych na akta jest bardzo szerokie. Warto dobrać rozmiar, który będzie dopasowany do naszych oczekiwań, potrzeb oraz możliwości metrażowych. Pamiętajmy, że wybierając szafkę metalową zamykaną, zapewniamy dokumentacji tajnej odpowiednią ochronę.
