Utylizacja materiałów poufnych powinna przebiegać zgodnie z wymogami regulacji prawnych, których stosowanie gwarantować ma pełną ochronę niejawnych danych i zapobiec ich wyciekowi. To sprawa kluczowa dla wielu firm i instytucji, ponieważ sytuacja, w której dokumentacja poufna trafiłaby w niepowołane ręce, wiązałaby się z mnóstwem poważnych konsekwencji, od wysokich kar począwszy, na kłopotach wizerunkowych skończywszy, by wymienić tylko te najbardziej oczywiste. Jak wobec tego powinien przebiegać proces utylizacji dokumentów poufnych?
Utylizacja materiałów poufnych, a przepisy prawa
Zasady niszczenia dokumentów niejawnych regulowane są przez kilka aktów prawnych, przy czym najważniejsze znaczenie mają: ustawa o ochronie danych osobowych, ustawa o ochronie informacji niejawnych oraz norma DIN 66399. Jednym z wymogów opisanych w przepisach jest konieczność niszczenia dokumentów w taki sposób, aby nie było w żaden sposób możliwe odzyskanie danych z utylizowanych materiałów. Dotyczy to zarówno dokumentacji papierowej, jak i tej przechowywanej na nośnikach elektronicznych. W związku z tym, nieodwracalne zniszczenie dokumentacji we własnym zakresie zwykle nie jest możliwe, stąd normą jest zlecanie utylizacji dokumentów niejawnych firmom specjalistycznym, które mają odpowiednie doświadczenie w tym zakresie, wykwalifikowaną kadrę i niezbędną infrastrukturę.
Profesjonalne niszczenie materiałów przez firmy specjalistyczne
Warto pamiętać, że nie każda firma oferująca usługi niszczenia dokumentów daje gwarancję pełnej zgodności podejmowanych działań z przepisami prawa i zapewnia odpowiednio wysoki poziom bezpieczeństwa procedur. Podejmując decyzję o wyborze specjalistów, dobrze jest skierować swoje kroki do sprawdzonych firm o ugruntowanej pozycji na rynku, które nie tylko stworzyły odpowiednie procedury niszczenia dokumentów, ale także ściśle ich przestrzegają. Jedną z najdłużej działających w tym obszarze firm jest Stena Recycling, której praktyki uchodzą za dobry przykład odpowiedzialnego postępowania z materiałami poufnymi.
Niszczenie dokumentów w praktyce – kluczowe etapy utylizacji materiałów niejawnych
W Stena Recycling proces utylizacji dokumentów przebiega na każdym etapie w pełnej zgodzie z dokładnymi procedurami, które stworzone zostały na podstawie obowiązujących w tej materii przepisów. Równie istotne, jak same procedury, jest przestrzeganie stworzonych zasad przez właściwie przeszkolonych pracowników zaangażowanych w każdą z czynności związanych z niszczeniem dokumentów. Odbiór i transport materiałów poufnych odbywa się w wyznaczonym uprzednio terminie. Dokumenty i nośniki w przypadku Stena Recycling odbierane i transportowane są w bezpiecznych, zamkniętych i zaplombowanych, pojemnikach, a czynność potwierdzana jest szczegółowym protokołem. Transport realizowany jest przystosowanymi do tego pojazdami, również w zgodzie z regulacjami prawnymi. Rozładunek i ważenie materiałów do zniszczenia ma miejsce w zamkniętej i monitorowanej niszczarni, a utylizacja dokumentów następuje w ciągu 48 godzin. Niszczenie nośników danych odbywa się przy użyciu profesjonalnego sprzętu, zgodnego z normą DIN 66399. Cały proces utylizacji poufnej dokumentacji jest monitorowany i nagrywany w czasie rzeczywistym. Zleceniodawca ma możliwość obserwowania jego przebiegu, a nawet zamówienia nagrania dokumentującego cały proces niszczenia materiałów. Zakończeniem procesu utylizacji dokumentów jest moment wystawienia certyfikatu poświadczającego zniszczenie dokumentów i nośników danych.
Zobacz: Niszczenie dokumentów Warszawa – Stena Recycling
